SCHIPHOL

Techniek

De uitdaging: gefragmenteerde aanvragen

De Main Contracting (MC) offerteaanvragen werden op drie verschillende manieren werden verstuurd:

1. Per e-mail via een MS Word-formulier.
2. Per e-mail via een Excel-formulier.
3. Via een webformulier van de bouwmaatschappij.

Deze complexe aanpak leidde tot gebrek aan overzicht, onduidelijkheden over het gebruik van formulieren, inconsistentie in aangeleverde informatie, onvoldoende inzicht in de voortgang en beperkte mogelijkheden voor bijlagen. Het risico op fouten en miscommunicatie was aanzienlijk.

De oplossing: een centraal MC loket

Om een efficiënte en uniforme werkwijze te realiseren, ontwikkelden wij een nieuwe applicatie voor het MC-offerteproces.

Het resultaat

• Een gestructureerd en gestandaardiseerd proces: dit zorgt voor een snellere afhandeling en vermindert de foutgevoeligheid.
• Duidelijke aanvraagprocedure: Dit maakt het versturen van aanvragen eenvoudig, zelfs voor nieuwe gebruikers.
• Centrale dataopslag: Dit resulteert in meer overzicht en controle over lopende aanvragen.

Optimalisatie van het MC Loket

We voeren doorlopend aanpassingen en uitbreidingen door om de functionaliteit te verbeteren. Twee belangrijke toevoegingen:

• Offertedashboard: Dit biedt een helder overzicht en inzicht in alle ingediende offertes, zoals de status, het type en de verantwoordelijke personen.
• Uitgebreid gebruikersbeheer: Dit maakt het mogelijk om diverse rollen en gebruikers te configureren, elk met specifieke toegangsrechten. Het gebruikersbeheer is gekoppeld aan een eigen systeem, dus vanuit het eigen beheer kunnen ze de rollen aanmaken. Over optimalisatie gesproken!

Conclusie: van complexe uitdaging naar foutloze werkwijze

Dit project illustreert hoe slimme oplossingen een proces kunnen transformeren. Het verbeterde systeem heeft gezorgd voor een verhoogde kwaliteit van de aanvragen, een betere communicatie en meer grip op het gehele proces.